Consejos para el despacho de aduanas
Inklaring
6 minuten

Douane inklaring tips: 3 do’s en don’ts

Voorkomen van onverwachte kosten of vertragingen

In 2020 werden er wereldwijd bijna 4000 pakketten per seconden verstuurd. Duizelingwekkende cijfers, door het veranderende landschap in e-commerce worden er nog meer pakketten internationaal verstuurd. Als webshophouder moet je dus steeds vaker zorgdragen voor internationale pakketverzendingen. Wanneer je producten binnen in de Europese Unie verzendt, krijg je niet te maken met de douane of eventuele kosten. Maar op het moment dat je producten inkoopt of verkoopt buiten de Europese Unie, moeten ook douanezaken worden geregeld. En dat kost jou waarschijnlijk veel tijd. En dus ook veel geld. Om je een beetje op weg te helpen geven je graag informatie over inklaring door de douane.

Wat betekent ingeklaard door de douane eigenlijk?

Wanneer een pakket ingeklaard wordt door de douane, betekent dat eigenlijk niets meer dan dat jouw producten binnenkort geleverd gaan worden aan jouw klant. Ingeklaard door de douane is namelijk een vrijgeving van die producten. Mogelijk dient de consument na de inklaring extra kosten te betalen, zogeheten inklaringskosten.

Officieel mag de douane een pakket maximaal 30 dagen vasthouden. Als jij niks illegaals verkoopt, zal het pakket gewoon netjes arriveren bij jouw klant. Helaas is het niet mogelijk om contact op te nemen met de douane, voor vragen over pakketten. Om te voorkomen dat de douane jouw pakketten vasthoudt, geven wij je drie handige do’s en don’ts waarmee je jouw inklaringsproces kunt optimaliseren.

Don’t: onvoorbereid internationaal zaken doen

Wanneer een pakket langs de douane gaat, kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht. Daarom is het essentieel om je goed voor te bereiden op het douaneproces. Je voorkomt onverwachte verrassingen, voor zowel jou als jouw klant. Dit proces verloopt in drie stappen:

1. Veiligheidscontrole

De douane voert voor alle pakketten een veiligheidscontrole uit. Er wordt gecontroleerd of invoering van deze producten is toegestaan in het land van bestemming. Indien dit niet het geval is, houdt de douane jouw pakketten tegen.

2. Inklaring van het pakket

Het moment dat jouw pakketten succesvol door de veiligheidscontrole zijn gegaan, wordt het pakket ingeklaard. Tijdens deze stap worden allerlei factoren berekend en gecontroleerd, zoals douaneformaliteiten, btw, invoerrechten door de douane en eventueel andere kosten (zoals milieurechten). De ontvanger van het pakket dient deze kosten direct te betalen.

3. Levering van het pakket

Zijn alle documenten in orde en zijn alle kosten berekend? Dan geeft de douane de pakketten vrij. Vanaf dit moment zal het pakket snel bij de consument op de deurmat belanden. Houd er rekening mee dat het volledige douane inklaringsproces enkele dagen in beslag kan nemen. Meer weten over de inklaring, de btw, de invoerrechten of andere formaliteiten? Neem dan contact op met één van onze experts.

Do: documenten voorbereiden

Om vertragingen bij de grens te voorkomen en daarmee extra wachttijd voor jouw klant, is het belangrijk dat je van te voren over de vereiste documenten beschikt.

  • Handelsfactuur: neem alle benodigde informatie op in de handelsfactuur. Met deze factuur classificeert en verwerkt de douane namelijk de verzending.
  • Douanepapieren: als jouw zending wordt gecontroleerd door de douane, is het verplicht om douanepapieren bij de zending toe te voegen.
  • Certificaat van herkomst: op basis van een CvO/COO (Certificate of Origin) kan een land beslissen of je een product wel of niet het desbetreffende land mag invoeren. Ook bekijkt het land met een CvO of het MFN (most-favoured-nation) importtarief geldt. Dit tarief is meestal lager dan het algemene importtarief.  Over het algemeen heb je binnen de Europese Unie geen CvO nodig.

Een volledige en juiste handelsfactuur, ook wel commerciële factuur, is de sleutel voor een soepele en snelle douaneafhandeling. De douane heeft deze informatie nodig om mogelijke invoerrechten en belastingen te kunnen bepalen. Door de handelsfactuur correct in te vullen, voorkom je dus vertraging op jouw verzendingen en daarmee voor de consument.

Extra tip! Beschrijf de goederen zeer expliciet op de handelsfactuur. De beschrijving moet aangeven wat het product is, waarvan het gemaakt is en waarvoor het gebruikt wordt (indien van toepassing). Schrijf de waarde van de producten op in de valuta die op de factuur beschreven is.

Don’t: verkeerde waarde vermelden

Om de winst te maximaliseren, kun je als webshop onderzoeken op welke aspecten van jouw business je kosten kunt besparen. Sommige e-commerce bedrijven besluiten daarom om informatie op douanedocumenten te vervalsen, zoals het noteren van een lagere waarde van het pakket. Op deze manier hopen verkopers minder invoerbelasting te betalen of zelfs te vermijden. Wij raden dit af! Als de douane jouw waardebepaling in twijfel trekt, kan dit leiden tot vertraging en boetes. De volgende scenario’s kunnen plaatsvinden:

  • Je ontvangt een boete voor belastingontduiking. In het ergste geval, kun je zelfs aangeklaagd worden voor het niet betalen van belasting.
  • Het pakket wordt in beslag genomen.
  • De kosten vallen hoger uit. Als je een lagere waarde voor de douane aangeeft en geen bewijs levert, kan de douane de waarde van de producten schatten. Hierdoor kunnen de kosten hoger uitvallen.
  • De verzekering dekt de schade niet. Wanneer een pakket verloren gaat of beschadigd raakt, krijg je een vergoeding op basis van het bedrag genoteerd op het pakket. Hierdoor dekt de verzekering niet alle schade.
  • Je bouwt een slechte reputatie op. Klanten kunnen negatieve reacties achterlaten als de prijzen hoger uitvallen vanwege douane fraudes of boetes.

Do: Wees transparant over de (extra) kosten

Als e-commerce store dien je altijd bewust bezig te zijn met het verwachtingsmanagement voor jouw klanten. Zeker in het geval van douanekosten, die jouw klant mogelijk moet betalen, afhankelijk van de Incoterm die je kiest.

Wanneer de klant niet op de hoogte is van de extra kosten dan mag hij of zij het pakket aan de voordeur weigeren. Jij bent als verkoper dan niet alleen verantwoordelijk voor de retourkosten, maar je dient ook de douanekosten te betalen. En dit is nog de minste schade, want de kans dat jij de klant verliest is aanzienlijk. Wees daarom altijd transparant over de mogelijk extra kosten die om de hoek komen kijken bij internationale pakketverzendingen. Volgens onderzoek kan het werven van een nieuwe klant vijf keer meer kosten dan het behouden van een bestaande klant. Des te meer reden om de klant te behouden en transparant te zijn over te kosten!

Do: vermijd verboden producten

Het laatste wat je wilt als webshop eigenaar, is dat jouw pakketten worden vastgehouden door de douane. Het is jouw verantwoordelijkheid om te voldoen aan de huidige overheidswetgeving van het land waar jouw pakket naartoe verstuurd is. Om oponthoud of geweigerde pakketten te voorkomen, moet je rekening houden dat de volgende items over het algemeen niet internationaal verzonden mogen worden:

  • Kleding, elektronica van bekende merken zonder verkooprechten
  • Voedsel en dranken voor menselijke consumptie
  • Drugs en medicijnen
  • Planten en zaden
  • Wapens en messen
  • Chemicaliën
  • Contant geld en bankkaarten
  • Batterijen voor elektrische fietsen en andere voertuigen
  • Powerbanks
  • Verboden speelgoed (bijv. Fidget-spinners)

Do: tijd en geld besparen

Om er zeker van te zijn dat de pakketverzending soepel verloopt en de pakketten op tijd aankomen, kun je samenwerken met B2C Europe. Wij opereren tussen de verzender (jij als webshop), de vervoerders en jouw klanten. Maar wat is dan precies het voordeel van een samenwerking met B2C Europe?

B2C Europe is jouw onafhankelijke partner in logistiek. Wij hebben een eigen distributienetwerk en warehouses. Zo heb jij toegang tot alle grote vervoerders in Europa via slechts één aanspreekpunt, bespaar je geld door ons inkoopvolume en tijd doordat wij jouw pakketten bij je ophalen en voor je retourneren. Daarmee behoud jij focus op jouw business. Want je hoeft niet meer zelf te onderhandelen met vervoerders. Wij werken samen met vervoerders zoals Correos, Hermes, LaPoste, DHL, PostNL, DPD en UPS. Een maatwerkoplossing voor jouw business, met slechts een integratie.

En handel je buiten de EU? Dan stellen wij de benodigde douanefacturen voor je op en wij adviseren vrijblijvend over jouw export- en importzendingen. Ook houden wij alle zendingen in de gaten en schakelen wij direct met jou en de vervoerders om mogelijke problemen tijdens het transport te voorkomen.

Volledige ontzorging

Cross-border e-commerce logistiek die efficiënt geregeld is. Daar word jij blij van en jouw klanten ook. Wij bieden naast last mile delivery, betrouwbare en snelle inklaringsdiensten vanuit China en de VS naar Europa, met concurrerende en transparante prijzen.

Neem contact op met één van onze experts om jouw business case te bespreken.

Op logistieke kosten besparen en je omzet verhogen?

Optimaliseer je cross-border strategie en betreed gemakkelijk nieuwe e-commerce markten!

Vraag een gratis consult aan

Lees verder:

Menu